Política de tratamiento de datos personales

En cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, el cual consagra que “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar”, SOLENIUM S.A.S establece su Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, Política de Datos).

La aplicación de la ley cobija y aplica para los titulares de la información, el responsable y el encargado. El titular tiene derecho a aceptar o negar el suministro de la información para su tratamiento; una vez aceptada, el Titular tiene derecho a conocer, rectificar, actualizar y suprimir toda información o dato personal suministrado, que está directamente relacionada con la información registrada en bases de datos que SOLENIUM S.A.S registra en el desarrollo ordinario de su negocio. Consciente de su obligación con los Titulares de los datos, SOLENIUM S.A.S desarrolla la presente Política de Datos en el marco regulatorio interno, para presentar políticas y procedimientos claros, para la recolección, tratamiento, registro, almacenamiento, custodia, uso, actualización, eliminación, así como su transmisión, transferencia y circulación eventual a terceros.

Implementar la Ley 1581 de 2012, sus modificaciones y normas reglamentarias para establecer los procesos y criterios en las actividades de recolección, actualización, almacenamiento, uso, circulación, supresión y, en general, toda actividad que implique el tratamiento de los datos personales, que se hayan obtenido y se obtengan en un futuro.

De igual manera, informar y guiar a todos los trabajadores, colaboradores, proveedores, distribuidores, usuarios de la página web sean personas naturales y jurídicas, o cualquier persona que por su vínculo con SOLENIUM S.A.S haga parte del ciclo del dato, del adecuado, claro y transparente tratamiento de la Política de Datos de SOLENIUM S.A.S.

Esta Política de Datos aplica para toda la información de carácter personal, sea esta privada, semi privada, sensible o pública, que ha sido o será almacenada en las bases de datos de SOLENIUM S.A.S, quien actúa como responsable del tratamiento de los datos personales de sus titulares.

De acuerdo con la Ley estatutaria 1581 de 2012, modificaciones y decretos reglamentarios, se indican los siguientes conceptos:

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público

Se entiende, entre otros, como los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciantes o de servidor público.

Dato sensible

Se entiende como aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Estos datos están relacionados, entre otros, con la salud, hábitos del individuo, religión y políticas.

Dato privado

Son aquellos que por su naturaleza íntima y reservada solo interesan al titular de la información.

Titular

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Encargado del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Base de Datos

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Sistema de vigilancia

Conjunto de dispositivos que se encargan de la recolección de datos en forma de video para la vigilancia de las instalaciones de SOLENIUM S.A.S. Consecuentemente, es la empresa de video vigilancia contratada por SOLENIUM S.A.S como encargada de la recolección, almacenamiento y tratamiento de imágenes y videos, usados para llevar un control de vigilancia de las personas que ingresan al establecimiento de SOLENIUM S.A.S. Su finalidad es la protección y seguridad de todas las personas que ingresan al establecimiento.

Para la recolección, almacenamiento, uso y en general todo tratamiento de los datos personales suministrados por los Titulares de la información a SOLENIUM S.A.S, este último solicitará el consentimiento y autorización, previa, clara y expresa de esta Política de Datos.

La autorización como medio inequívoco de consentimiento podrá constar por cualquier medio físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitio web, o cualquier otro medio que permita su posterior consulta. Para esto, SOLENIUM S.A.S solicitará de manera previa, clara y expresa la autorización del tratamiento de la información del Titular. Esta se entiende otorgada por la firma que el Titular hace al momento de la recolección de los datos, al aceptar la prestación de cualquiera de los servicios ofrecidos por SOLENIUM S.A.S., por mensaje de datos, o por cualquier otro medio en el que se pueda demostrar la autorización y consentimiento de esta Política de Datos.

Para los datos recolectados por correo electrónico, WhatsApp, Facebook, Instagram, LinkedIn, o cualquier red social o medio no presencial de recolección, se entenderá que el Titular de la información ha otorgado su autorización para el tratamiento de sus datos personales al expresar mediante un mensaje de datos un “Sí”, “Acepto”, “Bueno” o cualquier sinónimo o palabra que inequívocamente expresa aceptación o autorización para el tratamiento de sus datos personales. Previamente se solicitará la autorización.

Para los datos recolectados en el sitio web con dominio solenium.co, se entiende otorgado el consentimiento a esta Política de Datos y la autorización del tratamiento de datos, al dar clic en el cuadro indicado en el momento de suministrar los datos para ser contactado por la empresa, como requerimiento para enviar los datos. Eso es un click-wrap a esta Política de Datos, de acuerdo con la Ley 527 de 1999. Para los datos recolectados por sistemas de video vigilancia y siguiendo el principio de libertad que rige el tratamiento de datos personales, la autorización se entiende otorgada al ingresar al establecimiento de comercio de SOLENIUM S.A.S como conducta inequívoca de consentimiento. Para esto, SOLENIUM S.A.S dispone de señales y avisos distintivos, publicados en el establecimiento de comercio, indicando el Responsable de la información, el tratamiento que se dará a los datos y su finalidad; los derechos de los titulares; y el lugar donde pueden consultar la Política de Datos.

En el común actuar de los negocios de SOLENIUM S.A.S, los datos sensibles no son requeridos, ya que no son necesarios para la ejecución de los servicios de la empresa. Por otro lado, en el caso de ser necesaria la recolección de datos sensibles, su consentimiento se entiende otorgado de forma previa, explícita, clara y expresa, cuando de manera escrita el Titular de los derechos firma la autorización en el espacio designado para ello, por medio de un click-wrap o mensaje de datos. A su vez, el consentimiento puede ser otorgado verbalmente, cuando el Titular de la información así lo consiente. En todo caso y en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, el Titular será informado de: que no está obligado a autorizar el tratamiento de los datos sensibles, los datos que son sensibles y la finalidad del tratamiento.

SOLENIUM S.A.S podrá guardar la autorización, sea esta física o electrónica, en archivos propios o de terceros para su consulta posterior. Igualmente, y para todos los casos, se entenderá que el titular acepta el tratamiento de sus datos personales cuando éste manifieste a través de una acción afirmativa o conducta inequívoca que autoriza la recolección y tratamiento de sus datos.

SOLENIUM S.A.S., actuando como responsable del tratamiento de datos personales, a más tardar en el momento de la recolección de los datos, solicitará de manera previa, expresa e informada al titular de éstos la autorización para su tratamiento. Para cumplir con el deber de informar al titular, indicado en la Ley 1581 de 2012, en su artículo 12, la empresa informará de manera clara y expresa lo siguiente:

• Nombre o razón social, domicilio, dirección o correo electrónico y teléfono del responsable.
• Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo cuando ésta no se haya informado mediante el aviso de privacidad.
• Derechos que le asisten como titular. Los derechos de los titulares son expuestos en el aviso de privacidad y la Política de Datos.
• En caso de la existencia de datos sensibles o de niños, niñas y adolescentes, se le informará al titular de los datos cuáles son, qué finalidad tiene su recolección y que no está obligado a autorizarlos.

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el registro civil de las personas.

Como responsable del tratamiento de datos personales, SOLENIUM S.A.S se obliga a:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente Política de Datos, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado, y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
• Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley y la Política de Datos.
• Exigir al encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política de Datos.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos, el cual se encuentra en esta Política de Datos.
• Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio con respecto a la administración de datos personales relacionados con la Ley 1581 de 2012.

Cuando SOLENIUM S.A.S. actúe como encargado del tratamiento de datos personales, o cualquier otra persona que actúe como encargado cuando SOLENIUM S.A.S es la responsable del tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente Política de Datos y en otras disposiciones que gobiernen su actividad:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente Política de Datos.
• Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente Política de Datos.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Dado el caso en que SOLENIUM S.A.S contrate a una empresa de video vigilancia para que actúe como encargada de la recolección y almacenamiento de datos, SOLENIUM S.A.S, como responsable del tratamiento de datos, solicitará a la empresa de video vigilancia el cumplimiento de la presente Política de Datos, lo cual incluye las solicitudes de los Titulares y los procedimientos para su efectivo cumplimiento.

Todo empleado, contratista o colaborador de SOLENIUM S.A.S. que realice labores de recolección de datos estará obligado al cumplimiento de la presente Política de Datos, además de las obligaciones dispuestas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

Todos los Titulares de la información que han entregado sus datos a SOLENIUM S.A.S tendrán los siguientes derechos:

• Ser informado sobre el tratamiento y finalidad por la que va a ser usada la información, la cual se encuentra en este documento.
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SOLENIUM S.A.S. Este derecho se puede ejercer, entre otros, frente a datos parciales, incompletos o inexactos, que induzcan al error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido por la Ley 1581 de 2012 referidos en la presente Política de Datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Solicitar información a SOLENIUM S.A.S. sobre el tratamiento y uso de sus datos, la cual se encuentra impresa en esta Política de Datos.
• Presentar cualquier petición, queja, reclamo o sugerencia respecto al tratamiento de sus datos personales, la cual será atendida por los canales dispuestos en esta Política de Datos.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus respectivas normas complementarias.
• Revocar la autorización del uso de los datos, en cualquier momento o cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado el incumplimiento de la Ley 1581 de 2012.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte de SOLENIUM S.A.S.
• Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes.
• Acceder gratuitamente a la información visual tratada mediante sistemas de video vigilancia.
• Solicitar la supresión de la información, excepto en los casos en que dicha información recolectada constituya prueba de la presunta comisión de un delito.

• Suministrar información cierta y verificable para darle el tratamiento adecuado.
• Para las solicitudes, reclamos y peticiones efectuadas a SOLENIUM S.A.S, enviar una solicitud con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. En todo caso, si las solicitudes, reclamos y peticiones son realizadas verbalmente, se atenderán en el momento del suceso.

SOLENIUM S.A.S. está autorizado para administrar todas las bases de datos personales necesarias para el desarrollo de su actividad, por lo que su tratamiento se sujetará a lo establecido en la presente Política de Datos, que contiene las políticas y procedimientos internos establecidos para garantizar el adecuado cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y toda normativa de tratamiento de datos, así como la atención oportuna y adecuada de las solicitudes, consultas y reclamos de parte de los titulares. Los datos personales administrados son:

• Datos personales de los colaboradores, proveedores y todo otro prestador de servicios y suministrador de bienes, para la correcta ejecución e identificación de las relaciones jurídicas.
• Datos personales de clientes, proveedores, distribuidores, constructores, redes sociales e información pública para actividades propias de marketing, mercadotecnia y publicidad.
• Datos personales de futuros clientes, recolectados en jornadas empresariales o eventos, donde SOLENIUM S.A.S expone, presta y ofrece sus servicios.
• Datos personales de los colaboradores, empleados y contratistas para el manejo de los procesos propios de la compañía.
• Datos personales de terceros no vinculados, de los cuales los terceros tienen autorización para su tratamiento, transferencia y transmisión. En caso de no tener la autorización para ello, SOLENIUM S.A.S informará y solicitará la autorización y consentimiento de los terceros no vinculados antes de hacer uso y tratamiento de los datos.

SOLENIUM S.A.S, como responsable y encargado del tratamiento de los datos personales de los Titulares, presenta los siguientes procesos de recolección y almacenamiento de datos:

• Clientes nuevos: SOLENIUM S.A.S presta una variedad de servicios y en cada uno de estos la información de todo cliente y Titular de la información es necesaria para la prestación del servicio, al igual que para mejorar los servicios con estudios de marketing, mercadotecnia y publicidad. Dentro de estos servicios se encuentran, sin limitarse a ellos, los siguientes: instalación de mini granjas de energía solar para el consumo en red, desarrollo de seguidores solares y medidores inteligentes de energía solar y desarrollo de plataformas digitales de gestión energética. Por esto, le será solicitado inicialmente el nombre, cédula, dirección, teléfono, edad y correo electrónico, con el fin de ser almacenados en nuestra base de datos y para su posterior consulta. Esta información es usada para hacer seguimiento de los clientes, ofrecer nuevos productos, promociones y descuentos, al igual que confirmar, cancelar, agendar o reagendar citas.
• Vinculación laboral: para realizar el objeto social de la empresa, SOLENIUM S.A.S necesita de un equipo de colaboradores que son contratados y vinculados laboralmente de acuerdo con sus habilidades y las necesidades técnicas del cargo a ocupar. Así, la empresa contacta a nuevos talentos y se dispone a evaluar a los futuros aspirantes por medio de entrevistas. Los aspirantes envían sus hojas de vida por los medios dispuestos por la empresa para tales fines, medios que informarán al aspirante las finalidades de recolección y el tratamiento de sus datos personales, quien al enviar su hoja de vida autoriza el tratamiento de sus datos. Esta información sólo será utilizada para seleccionar los talentos que aplican a las vacantes disponibles. Posteriormente, se contactará a los futuros aspirantes para realizar el proceso de entrevistas, momento en el cual se les solicitará la autorización del tratamiento de datos para hacer los análisis de seguridad necesarios. Una vez seleccionados y vinculados laboralmente, la información será tratada con el fin de hacer las afiliaciones a seguridad social y el pago de las prestaciones sociales. Finalizados los procesos de entrevista, la información habrá cumplido su función y será eliminada de toda base de datos.
• Sitio web empresarial: a través del sitio web con dominio www.solenium.co, las comunidades, clientes, colaboradores y demás contrapartes interesadas contactan a la empresa para obtener más información de los servicios que se prestan. Por consiguiente, se les solicita la siguiente información: nombre, email, celular, empresa (si aplica) y un mensaje al responder la pregunta “¿Cómo podemos ayudarte?”. Esta información tiene la finalidad de agendar citas, brindar información sobre los servicios y ofrecer productos en el futuro. Estos datos podrán ser usados posteriormente para contactar al cliente y ofrecer ofertas, promociones, descuentos, reagendar o agendar citas. Adicionalmente, para que el Titular de la información envíe los datos, le es solicitada previamente la autorización de la Política de Datos; en caso contrario, no podrá enviar los datos.
• Redes sociales: SOLENIUM S.A.S tiene distintas y variadas redes sociales, en las cuales se permite el envío y recepción de mensajes. Por este medio, las contrapartes contactan a la empresa para obtener más información de los servicios que se prestan. Para poder contactar a los clientes y prestar el servicio, se solicita el nombre, email y celular. Antes o al instante de la recolección de datos, se le solicitará al Titular de la información la autorización de la Política de Datos para dar tratamiento a los mismos; si la respuesta es negativa, SOLENIUM S.A.S no recolecta ni trata la información del Titular.
• Proveedores: en la ejecución del objeto social, SOLENIUM S.A.S contrata proveedores para la prestación de servicios o suministro de bienes. Para ejecutar los objetos contractuales, tanto el proveedor como SOLENIUM S.A.S intercambian y recolectan datos. Por un lado, SOLENIUM S.A.S puede recolectar datos de los trabajadores e información de los proveedores; y el proveedor puede recolectar datos para realizar la contratación. En todo caso, los proveedores y SOLENIUM S.A.S deben responder por el tratamiento de los datos de los Titulares de la información de acuerdo con esta Política de Datos. Los datos tratados en la ejecución de contratos con los proveedores deben cumplir con las finalidades indicadas en la cláusula 15. Tratamiento y finalidad de esta Política de Datos.
• Jornadas empresariales: en las jornadas empresariales en las que SOLENIUM S.A.S. participa, son solicitados, como parte de la actividad, el nombre, cédula, dirección, teléfono y correo electrónico para ofrecer sus servicios, hacer seguimiento de los clientes, ofrecer nuevos productos, promociones y descuentos, al igual que confirmar, cancelar, agendar o reagendar citas. Esta solicitud se realizará por el medio más idóneo para ello; de manera enunciativa, podrá realizarse en medios físicos o digitales.

El tratamiento que realizará SOLENIUM S.A.S. con la información y datos personales será el siguiente:

Respecto de clientes, usuarios o potenciales clientes

• Comercialización de productos y servicios de la empresa directamente o a través de terceros.
• Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados con el o los contratado(s) o adquirido(s).
• Para trámites de facturación, envío de estados de cuentas, cartas de cobro, contratos y todo tipo de documentos legales en torno al negocio objeto de contrato.
• Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos) a través de medios físicos y/o electrónicos.
• Para realizar una evaluación permanente de los procesos y de la calidad del servicio prestado.
• Mejorar, promocionar y desarrollar las líneas de negocios de la empresa.
• Para actualización y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de la relación contractual.
• Para realizar informes sobre avances de obra de los proyectos.
• Atender requerimientos judiciales o administrativos y cumplir con mandatos judiciales o legales.
• Determinar las obligaciones adeudadas y ejercer las gestiones tendientes para su pago.
• Compartir con terceros aliados la información necesaria para la gestión de créditos.
• Consultar su información financiera e historia crediticia en las centrales de riesgo con el fin de verificar su comportamiento crediticio, su desempeño como deudor, su capacidad de pago o para valorar el riesgo futuro de conceder un crédito.
• Consultar y/o verificar su información en listas de control nacionales e internacionales relacionadas con lavado de activos y financiación del terrorismo, actividades ilícitas o situaciones que reglamenta el Código Penal colombiano.
• Reportar a cualquier central de información de riesgo legalmente autorizada datos sobre el cumplimiento oportuno, así como sobre el incumplimiento, si lo hubiere, de las obligaciones crediticias adquiridas.
• Estudiar el comportamiento digital (redes sociales, páginas web, aplicaciones) para realizar una asesoría integral de productos y servicios, y elaborar un perfilamiento de los intereses y hábitos de consumo.
• Las demás relacionadas con el objeto social, y en especial para fines legales, contractuales y comerciales.

Respecto de proveedores, contratistas o potenciales proveedores

• Realizar procesos de convocatoria, selección, vinculación y evaluación de desempeño de proveedores y contratistas para el abastecimiento de bienes y/o servicios requeridos por SOLENIUM S.A.S.
• Atender solicitudes de presupuestos y evaluación de cotizaciones.
• Alimentar nuestro sistema de administración de proveedores.
• Para actualización y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de la relación contractual.
• Celebrar contratos y otros actos jurídicos necesarios para la relación comercial.
• Dar cumplimiento a obligaciones contractuales contraídas con nuestros proveedores.
• Hacer seguimiento a las inquietudes, sugerencias e inconformidades de nuestros proveedores y facilitar mecanismos para solucionarlas.
• Informar sobre cambios o nuevos requerimientos en los productos o servicios que estén relacionados con los contratados por ambas partes.
• Contactar a los Titulares a través de medios físicos, telefónicos y/o electrónicos para fines publicitarios y estudios de costos.
• Realizar los diferentes procesos de pagos de facturas y cuentas de cobro presentadas a SOLENIUM S.A.S., y la gestión de cobranzas que se encuentren a cargo de ésta.
• Utilizar los datos personales del proveedor, contratista y/o sus trabajadores con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura física de SOLENIUM S.A.S. y/o de proveedores con los cuales tenga relación contractual para el desarrollo y ejecución de actividades de ese tipo.
• Atender requerimientos judiciales o administrativos y cumplir con mandatos judiciales o legales.
• Consultar y/o verificar su información en listas de control nacionales e internacionales relacionadas con lavado de activos y financiación del terrorismo, actividades ilícitas o situaciones que reglamenta el Código Penal colombiano.
• Utilizar los datos personales del proveedor, contratista y/o sus trabajadores con el fin de realizar análisis y controles de productividad por parte de SOLENIUM S.A.S. y/o de proveedores con los cuales tenga relación contractual para el desarrollo y ejecución de actividades de ese tipo.
• Las demás relacionadas con el objeto social, y en especial para fines legales, contractuales y comerciales.

Respecto de candidatos, trabajadores, aprendices o practicantes y/o sus beneficiarios

• Desarrollar procesos de reclutamiento, evaluación y selección de personal para las vacantes vigentes, directamente o por medio de proveedores con los cuales se tenga o llegare a tener un vínculo contractual para el desarrollo y ejecución de estos procesos.
• Para el contacto con el candidato que cumpla el perfil y sea notificado de asistir a entrevista de trabajo.
• Validar la información de acuerdo con lo consignado en la hoja de vida presentada y en la entrevista de trabajo.
• Para solicitar y recibir de las instituciones de educación secundaria y superior y de las entidades de derecho público y/o empresas de carácter privado, información personal, académica, laboral y de seguridad social que reposa en sus bases de datos.
• Para consultar electrónicamente los certificados de antecedentes judiciales, disciplinarios y fiscales.
• Para realizar entrevistas, indagaciones y efectuar las diligencias de descargos disciplinarios, y documentarlas en medio físico o digital.
• Para enviar mensajes con contenidos institucionales, notificaciones, información de nómina, cuotas pendientes por libranza y demás información corporativa.
• Atender requerimientos judiciales o administrativos y cumplir mandatos judiciales o legales.
• Para la afiliación al Sistema General de Seguridad Social y Caja de Compensación Familiar del empleado y sus beneficiarios.
• Para el cumplimiento de las actividades relacionadas con el sistema de seguridad y salud en el trabajo.
• Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales para el Titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero(a) permanente) a través de los canales o medios que SOLENIUM S.A.S. establezca para tal fin u objeto.
• Consultar y/o verificar su información en listas de control nacionales e internacionales relacionadas con lavado de activos y financiación del terrorismo, actividades ilícitas o situaciones que reglamenta el Código Penal colombiano.
• Las demás relacionadas con el objeto social, y en especial para fines legales y contractuales.

El tratamiento de los datos personales que involucran el marketing, la mercadotecnia y la publicidad es de especial protección para evitar la vulneración de los derechos del Titular.

De este modo, SOLENIUM S.A.S, como responsable y encargado del tratamiento de los datos personales, implementa estrategias de Responsabilidad Demostrada. Estas estrategias son apropiadas y efectivas en la medida de lo siguiente: SOLENIUM S.A.S trata los datos personales de las personas, como números telefónicos y correos electrónicos, para contactar y ofrecer servicios, promociones y descuentos a los clientes. Esta actividad representa un porcentaje significativo en las ventas de la empresa y es fundamental para cumplir con las finalidades de la empresa.

Para esto, los trabajadores y colaboradores de SOLENIUM S.A.S deben cumplir en su totalidad lo dispuesto en esta Política de Datos. Adicionalmente, tienen obligaciones adicionales al momento de utilizar los datos con fines de marketing, mercadotecnia y publicidad.

De esta manera, si las actividades de marketing, mercadotecnia y publicidad son ejecutadas por medio de proyectos a gran escala con alta probabilidad y riesgo de afectación a la protección de los datos, se efectuará una evaluación de impacto en la privacidad para garantizar un tratamiento que no afecte el derecho de los Titulares.

Desde la organización empresarial se tiene como fundamento el derecho de las personas y, principalmente en cumplimiento de esta Política de Datos, el derecho al hábeas data y a la tranquilidad. Es por esto que, siempre y cuando la solicitud no sea por escrito, la solicitud verbal será atendida al instante; así, toda supresión de información solicitada por el Titular será atendida por cualquier trabajador o colaborador de SOLENIUM S.A.S. Para SOLENIUM S.A.S la tranquilidad de las personas es fundamental; de este modo, en las actividades de marketing, mercadotecnia y publicidad, donde los clientes o consumidores son contactados a través de llamadas telefónicas, mensajes de texto, mensajería instantánea de WhatsApp, Facebook, Instagram, Twitter o cualquier otra red social, el tratamiento será restringido, limitando horarios en los cuales la tranquilidad de las personas no es afectada. Esto, para dar cumplimiento y respetar el derecho a la tranquilidad que tienen todas las personas. De esta manera, el equipo de SOLENIUM S.A.S está en constante entrenamiento y capacitación para dar cumplimiento a estas disposiciones.

En el caso de que sea necesario contactar a los Titulares de la información, estos serán contactados por los trabajadores de SOLENIUM S.A.S cumpliendo con la finalidad de la información, en el rango horario de 8:00 a. m. a 7:00 p. m., en no más de cuatro (4) ocasiones por día. En todo caso, cuando las llamadas sean para agendar, reagendar, confirmar o cancelar una cita e informar o solucionar un imprevisto en la ejecución de algún servicio, se podrá superar este límite hasta ocho (8) llamadas por día. Este límite es superado para prestar un mejor servicio al cliente y proteger sus intereses ante la prestación de servicios que ofrece la empresa. En caso de fuerza mayor o caso fortuito no aplicará este límite.

Dado el caso en que SOLENIUM S.A.S contrate terceros para ejecutar actividades de marketing, mercadotecnia y publicidad, como Responsable del Tratamiento exigirá el cumplimiento de esta Política de Datos, al igual que a los Encargados del Tratamiento.

Si la información de los Titulares es suministrada por terceros, ésta será recolectada previa verificación de que los terceros tenían autorización para realizar dicha transmisión o transferencia de datos. En la autorización debe figurar que los datos pueden ser usados para marketing, mercadotecnia y publicidad.

SOLENIUM S.A.S, como responsable y encargado del tratamiento de datos personales, recolecta información visual para dar una mayor seguridad a sus clientes, trabajadores y toda persona que ingresa al establecimiento de comercio. El tratamiento de las imágenes corresponde a datos privados o semi privados, pero no son datos sensibles en la medida en que no se utilizan sistemas biométricos y técnicos específicos que permitan la individualización inequívoca de una persona. La finalidad de la recolección y almacenamiento de la información visual es exclusivamente brindar una mayor seguridad y seguimiento de las actividades que se desarrollan dentro del establecimiento de comercio. Así, la información visual recolectada será almacenada por un término máximo de un mes con el único fin de hacer seguimiento de toda actividad que pueda afectar la seguridad de los clientes, el personal de la empresa y el establecimiento de comercio; cumplido este periodo, la información será eliminada. Para seguridad de los Titulares, el proceso de supresión de la información será documentado.

Para proteger a los Titulares de la información y establecer medidas que sean efectivas y pertinentes, se limita el acceso a la información, aludiendo a que el responsable y el encargado de la recolección y almacenamiento son las únicas personas autorizadas para acceder a la información visual generada de los videos de vigilancia. De este modo, todo personal que no esté autorizado previamente y no sea el responsable o encargado de la recolección, almacenamiento y tratamiento de los datos firmará una cláusula de confidencialidad para poder acceder a la información visual del sistema de video vigilancia. En todo caso, y para los trabajadores de SOLENIUM S.A.S, la cláusula de confidencialidad estipulada en sus contratos aplicará para esta Política de Datos, al igual que sus prohibiciones, limitaciones y sanciones. Las obligaciones derivadas del tratamiento de los datos personales se extienden incluso después de finalizada la relación laboral o contractual.

Todos los titulares de la información tienen los derechos indicados en la cláusula de Derechos de los Titulares. En el caso de solicitar la información visual almacenada por el encargado, a los Titulares se les requerirá la fecha, hora y lugar de la recolección para limitar la exposición de imágenes de terceros. Adicionalmente, si en la imagen aparecen terceros titulares de la información, solo será entregada la cinta o grabación previa autorización de los terceros titulares. Si no se logra obtener la autorización de los terceros titulares, el Responsable o Encargado tomará las medidas necesarias para mantener la anonimidad de la información de los terceros titulares, haciendo borrosa la imagen, fragmentándola o utilizando cualquier otro medio para lograr el fin.

Los videos de vigilancia solo son instalados en zonas comunes del establecimiento de comercio, como la recepción, los pasillos, la cocina y las salas. Si el sistema de video vigilancia toma imágenes de espacios públicos, ésta solo se limitará a las áreas más próximas a los espacios objeto de vigilancia. El personal designado por SOLENIUM S.A.S será informado y capacitado sobre las medidas establecidas para el tratamiento de la información visual. De esta manera, conocerán los procedimientos, requisitos, derechos, obligaciones y prácticas para el tratamiento de esta información.

En caso de violación e incidentes de seguridad del sistema de video vigilancia, SOLENIUM S.A.S o el Encargado del Tratamiento informará a los Titulares de la información esta circunstancia. Seguidamente, reportará esta contingencia a la Superintendencia de Industria y Comercio.

El tratamiento que realizará SOLENIUM a través de QUOIA sobre la información y datos personales recolectados en todo momento atenderá al marco normativo que regula la materia e incluirá la recolección, almacenamiento, procesamiento, análisis y supresión, con las siguientes finalidades:

• Efectuar las gestiones pertinentes asociadas al cumplimiento de los servicios prestados a los usuarios de QUOIA en el monitoreo del consumo de energía en tiempo real del Punto de Servicio.
• Atender las solicitudes, consultas, peticiones, quejas y reclamos relacionados con QUOIA.
• Contactar al titular por medio de correo electrónico o mensajes de texto para la actualización de datos cuando éste lo requiera.
• Realizar encuestas de satisfacción sobre los productos y/o servicios ofrecidos por QUOIA cuando a ello dé lugar.

En el caso de que sea necesario contactar a los Titulares de la información, éstos serán contactados por los colaboradores de SOLENIUM cumpliendo con la finalidad de la información, en el rango horario de 8:00 a. m. a 6:00 p. m. de lunes a viernes, siendo optativos los sábados. No podrán ser contactados los domingos ni festivos. En todo caso, a la semana solo se podrán contactar en una (1) sola ocasión por día y por un solo canal de comunicación informado por el Titular, pudiendo cambiar de medio de contacto cada semana.

Los canales para la atención de las peticiones, consultas y reclamos son:

Página web

https://quoia.co/

Teléfono

+57 322 883 9742

Correo electrónico

quoia@solenium.co

Dirección

Calle 46 # 70a-79, Medellín, Colombia

Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública o aquellos cuya autorización haya sido expresamente otorgada por su representante legal o tutor, siempre que no se vulnere o se ponga en peligro alguno de sus derechos fundamentales, se busque la protección de sus intereses y su desarrollo armónico e integral.

En la recolección, uso y tratamiento de los datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Adicionalmente, en los eventos en que los derechos de los menores sean ejercidos por un tercero, SOLENIUM S.A.S. verificará que ese tercero esté autorizado conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013.

Como empresa prestadora de servicios y suministro de bienes del sector energético y desarrollo de software, SOLENIUM S.A.S tiene la obligación, con su equipo, terceros y el Estado, de mitigar los riesgos asociados al lavado de activos, financiación al terrorismo, corrupción y soborno transnacional. Para esto, evalúa las entidades o personas con las cuales se van a celebrar contratos y/o acuerdos, o tener cualquier relación comercial y jurídica, haciendo el estudio de riesgo pertinente. Así, SOLENIUM S.A.S trata los datos de los titulares de la información de acuerdo con la cláusula 15. Tratamiento y finalidad, lo previsto en la Ley 1266 de 2008 y en las siguientes disposiciones:

• Consultar, en cualquier tiempo, en DataCrédito (previa autorización del titular) o en cualquier otro operador de información financiera, crediticia y listas de riesgo, toda la información relevante para adelantar estudios de riesgo crediticio en cualquiera de sus etapas para la realización de campañas de mercadeo y ofrecimiento de productos.
• Reportar a DataCrédito o a cualquier central de información de riesgo datos sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones crediticias, comerciales o de servicios del titular, o de sus deberes legales de contenido patrimonial, y sus datos de ubicación y contacto.
• Suministrar a DataCrédito o a cualquier otra central de información de riesgo datos relativos a las solicitudes de crédito del titular, así como otros atinentes a sus relaciones comerciales, financieras y en general socioeconómicas que haya entregado o que consten en registros públicos, bases de datos o documentos públicos.

En virtud de la Ley 1266 de 2008, SOLENIUM S.A.S. es un usuario de la información y puede acceder a los datos suministrados por los operadores y fuentes. A su vez, debido a las relaciones comerciales y/o de servicio, la empresa puede suministrar información del Titular al operador, previa autorización expresa del Titular. Para el tratamiento de datos financieros, la autorización tendrá un carácter previo, expreso e informado. Así, la autorización de los datos será solicitada previa a la recolección, con carácter expreso e inequívoco, guardando prueba de su existencia e informando la finalidad que tendrá esta información.

En el caso de que la empresa proceda a suministrar al operador el incumplimiento de una obligación de crédito, previamente será informado el Titular de la información con una comunicación indicando que en los próximos veinte (20) días será reportado en las centrales de riesgo si no cumple con su obligación de crédito.

El Área Administrativa de SOLENIUM S.A.S. es la dependencia que tiene a cargo el trámite de las solicitudes de los Titulares para hacer efectivos sus derechos. Los canales que SOLENIUM S.A.S tiene dispuestos para recibir y atender las peticiones, consultas y reclamos son:

Página web

www.solenium.co

Sitio de PQR

Sección de PQR del sitio web

Correo electrónico

info@solenium.co

Dirección

Calle 46 # 70a-79, Medellín, República de Colombia

Las peticiones son el medio por el cual el Titular solicita a SOLENIUM S.A.S la actualización o supresión de la información contenida en la base de datos. Las consultas son el medio por el cual el Titular solicita a SOLENIUM S.A.S la información personal que se encuentre en cualquier base de datos. Los reclamos son el medio por el cual el Titular solicita a SOLENIUM S.A.S la corrección o advierte sobre el presunto incumplimiento de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012.

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, SOLENIUM S.A.S presenta el procedimiento y los requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos.

Para iniciar el procedimiento, el Titular de la información deberá usar cualquiera de los medios indicados en el numeral anterior y poder realizar satisfactoriamente su solicitud.

Para radicar y atender las solicitudes, le solicitamos suministrar la siguiente información:

• Nombre completo y apellidos.
• Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
• Medios para recibir respuesta a su solicitud.
• Motivos y hechos que dan lugar al reclamo, con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocar, suprimir, acceder a la información).
• Firma (si la solicitud es por medio físico) y número de identificación.
• En el caso de solicitar información de los videos de vigilancia, indicar fecha, hora y lugar, con el fin de limitar la exposición de imágenes de terceros. En caso de ser verbal el procedimiento, se atenderá y resolverá en el mismo instante en el que se ha hecho la solicitud.

Para las peticiones y consultas, SOLENIUM S.A.S tendrá diez (10) días hábiles contados desde la recepción de la solicitud para dar respuesta. En caso de que la solicitud no pueda ser atendida, SOLENIUM S.A.S le informará al Titular los motivos y la fecha en la que será atendida, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Para los reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria de la autorización), SOLENIUM S.A.S tendrá un término de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo para brindar respuesta al titular. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Dado el caso en que la solicitud sea incompleta, SOLENIUM S.A.S podrá requerir al Titular, en un término de cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane dicha falla. Si transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento el Titular no envía la información solicitada, se entenderá como desistido el reclamo. Este procedimiento es establecido con el fin de dar cumplimiento a la norma y dar respuesta eficaz y eficiente a las solicitudes realizadas por los Titulares.

Los datos en SOLENIUM S.A.S. tienen un ciclo del dato que cumple, desde el inicio hasta el final del tratamiento, con el principio de seguridad y responsabilidad demostrada. El ciclo del dato inicia con la recolección del dato, los usos, finalidades y tratamiento del dato; cómo circula la información dentro de la empresa; y finalmente el método para darle uso final y suprimir la información.

23.1. Recolección

SOLENIUM S.A.S recolecta los datos a través de los siguientes métodos:

• Clientes nuevos.
• Vinculación laboral.
• Sitio web empresarial.
• Redes sociales, donde será requerida una autorización previa y expresa.
• Proveedores, quienes deben cumplir con la Política de Datos. En caso de transferencia y transmisión de información, se solicitará la autorización.
• Jornadas empresariales. En caso de que la empresa entregue información a favor de SOLENIUM S.A.S., ésta será solicitada previa verificación de las facultades que tiene la empresa para transferir la información.

Una vez recolectados los datos, éstos son almacenados en la base de datos de SOLENIUM S.A.S.

23.2. Tratamiento de la información

Principalmente, el tratamiento es para hacer seguimiento de los clientes, ofrecer nuevos productos, promociones y descuentos; celebrar contratos, enviar información a los Usuarios, vincular laboralmente a los colaboradores; al igual que confirmar, cancelar, agendar o reagendar citas. Adicionalmente, todos los que están en la cláusula 15. Tratamiento y finalidad de la Política de Datos y en los numerales siguientes, en los casos de tratamientos de datos.

23.3. Circulación del dato

Dentro de la empresa, la información circula en el área comercial, administrativa y tecnológica para cumplir con la finalidad y el tratamiento del dato. Como el objeto de la empresa es amplio y la prestación de servicio es variada, los datos son utilizados en más de una ocasión para optimizar procesos, mejorar los servicios prestados, y desarrollar y ofrecer nuevos productos.

23.4. Vigencia de la autorización

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla esa finalidad, y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual o no se encuentre vigente algún producto o servicio derivado de la relación entre el Titular y SOLENIUM S.A.S.

23.5. Procesos de seguridad

Para los videos de vigilancia se limita el acceso a la información: toda persona externa que no esté autorizada por la Política de Datos tendrá que firmar un acuerdo de confidencialidad para poder acceder a la información visual. Para los trabajadores aplica la del contrato de trabajo, y aplican las prohibiciones, limitaciones y sanciones. La obligación se extiende incluso después de terminada la relación laboral o comercial.

Si el titular solicita la información visual, tendrá que remitir fecha, hora y lugar; si aparecen terceros, se tendrá que poner borrosa la imagen de los terceros para evitar su identificación.

En caso de violación a los datos, SOLENIUM S.A.S reportará automáticamente a las autoridades.

Entre los métodos de almacenamiento, las bases de datos y la información de los titulares es almacenada en las centrales de almacenamiento de datos, a las cuales solo tiene acceso el personal que se encarga de tratar la información para el fin dispuesto, y en un sistema descentralizado de información Blockchain.

Para conocer detalladamente las medidas de seguridad de la información, se deberá consultar el documento denominado “Política de Seguridad de la Información”.

Todos los colaboradores, empleados en misión, titulares de datos personales e interesados en general estarán informados y tendrán acceso permanente a la presente Política de Datos y a los procedimientos implementados por SOLENIUM S.A.S para el tratamiento de los datos personales a los que tenga permitido su uso en virtud de la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. El contenido de la presente Política de Datos hará parte del proceso de capacitación, inducción, reinducción y sensibilización que se tenga establecido para el equipo de colaboradores de SOLENIUM S.A.S.

Esta Política de Datos irradia todas las actividades, el objeto de la empresa y la prestación de productos o servicios. Será aplicada por todos los trabajadores y colaboradores de SOLENIUM S.A.S. De igual manera, será aplicada y respetada por todos los proveedores y distribuidores que, en virtud de la relación contractual, deban tratar los datos, así como por todos los encargados a los que se les ha hecho una transmisión de datos.

• Versión 02 · Agosto 2025

  Elaborado por

  Lina María Díaz Duarte
  Abogada Corporativa y Comercial

  Aprobado por

  Jaibet Paola Santiago Ribon
  Representante Legal Solenium S.A.S
  C.C. 1.152.203.750
  [ORIGINAL FIRMADO]